HR Center | La necesidad del coronobenchmark y sus dificultades

Desde el HR Club de Benchmarking de IE queremos compartir esta reflexión sobre los principios básicos de la práctica de benchmarking que, a nuestro juicio, no se están cumpliendo en la emergencia sanitaria.

La necesidad del coronabenchmark y sus dificultades

En medio de esta crisis que estamos viviendo los datos y las cifras de afectados por coronavirus y su evolución se han convertido en los verdaderos protagonistas de las noticias que leemos, vemos y oímos cada día. Los números que están detrás de expresiones como “porcentaje de crecimiento”, “tasa de letalidad” o “aplanamiento de la curva”, acaparan la atención del conjunto de la sociedad y, de manera especial, de quienes tienen que gestionar esta complicada y grave situación.

Es en ellos en quien reside en estos momentos la toma de decisiones y para que esas decisiones sean las más adecuadas deberían disponer de la máxima información válida posible. Es decir, deben disponer de datos fiables que les permitan contabilizar, medir y calcular ratios. Esta es una práctica totalmente incorporada en el ámbito empresarial pero que, en el ámbito público, por lo que estamos pudiendo comprobar en las últimas semanas, presenta enormes deficiencias.

La famosa frase de “lo que no se puede medir no se puede gestionar”, atribuida frecuentemente a Peter Drucker, uno de los padres del management del siglo XX, resume bien la importancia de la práctica de la medición. En el mundo de la gestión empresarial se hace imprescindible conocer una serie de parámetros para poder tomar decisiones, implementar soluciones o hacer predicciones. Si a esto, además, le añadimos la posibilidad de comparar nuestros datos con otras organizaciones o, dentro de la propia organización entre diversos departamentos, obtendremos una información de enorme valor para poder ser conscientes de en qué punto se encuentra nuestra compañía o área en comparación con las demás y, lo que es más importante, identificar cuáles son las variables vinculadas con unos mejores resultados. Esta práctica procede del mundo anglosajón y se denomina “benchmarking”.

En IE Business School comenzamos, hace ya más de 18 años, un proyecto de benchmarking enfocado a la dirección de Recursos Humanos para contribuir a situar esta función en el mismo nivel que otras áreas de la organización (Marketing, Finanzas, Operaciones…) y ayudar así a las empresas a buscar la excelencia en la Gestión de Personas. Creamos entonces el Club de Benchmarking de RRHH, en el que han participado más de 350 empresas que operan en nuestro país, que desde el primer momento compartieron generosamente sus datos e indicadores en materia de RRHH para poder hacer análisis y compararse con empresas similares en cuanto a tamaño de plantillas o volumen de ingresos, por poner algunos ejemplos.

Nuestra trayectoria –celebramos actualmente nuestra XVIII Edición- y el trabajo continuado con este conjunto de empresas nos han permitido identificar una serie de principios básicos para desarrollar de manera exitosa el benchmarking que, aplicados a la crisis del coronavirus en nuestro país, entendemos que no se están cumpliendo correctamente. Y es que a la hora de comparar los números de los indicadores que se han venido definiendo es este terreno, vemos cómo aparecen las complicaciones. No solo se han puesto de manifiesto dificultades para comparar los datos entre Comunidades Autónomas –y, por tanto, tener datos consolidados fiables a nivel estatal- sino también a nivel supranacional, tanto en el marco de la Unión Europea como en el marco global. Numerosos medios han venido recogiendo estos días artículos que inciden en los diferentes ratios que están usando los países de nuestro entorno más próximo y las dificultades que entrañan su comparación. Por ello, desde el Club de Benchmarking de IE Business School queremos aportar una breve reflexión sobre las causas que, a nuestro juicio, están detrás de estas dificultades.

Principios básicos del benchmarking

Definir muy bien qué queremos medir

El primer paso para poder realizar un correcto benchmark –es decir, que los datos de varios departamentos, empresas o, en este caso, varios países puedan ser comparables- es definir correctamente aquello que queremos comparar. En el Club de Benchmarking de RRHH de IE realizamos inicialmente un esfuerzo para que las empresas participantes pudieran hablar un lenguaje común, definiendo por ejemplo las categorías laborales para poder clasificar adecuadamente a los empleados. En el caso de la crisis del coronavirus un aspecto clave de las diferencias que muestran los datos de los distintos países afectados se debe a que no existe unanimidad en cuanto al criterio que se debe seguir al contabilizar, por ejemplo, el porcentaje de contagios. ¿Solo se contabilizan los positivos testados?, ¿o también los no testados con síntomas? ¿Es necesario testar a toda la población o solo a aquellos que presenten determinados síntomas?

Cuesta imaginar en el ámbito empresarial que una organización que quiera tomar una decisión sobre un determinado colectivo –por ejemplo, un cambio en la política retributiva de los comerciales- utilice ratios que solo computen a una parte de los comerciales y no al total de los comerciales. Por otro lado, cuesta también imaginar que una compañía multinacional no se esfuerce por homogeneizar las definiciones de los KPI’s que recogen en todas sus filiales. Este es, sin duda, uno de los errores que está cometiendo la UE como “Club de Benchmarking de países” con intereses comunes.

Trabajar con datos de calidad

Uno de los factores que va a determinar la validez de cualquier análisis de datos es la calidad de los mismos. Si los datos no son válidos y fiables, la información no será comparable y tampoco será útil para poder realizar modelos, predicciones o tomar decisiones adecuadas. El ejemplo más claro que en este sentido hemos tenido en la crisis de la COVID-19 es el de los test fallidos que el Ministerio de Sanidad adquirió a un proveedor chino no homologado por la UE. La información que estos test hubieran proporcionado, en el caso de que se hubieran llegado a utilizar, habrían dibujado una realidad no válida y dificultado aún más la toma de dediciones en estas circunstancias.

Por otro lado, además de esforzarnos en la validez y fiabilidad del dato debemos tratar de conseguir el máximo de datos posibles sobre el conjunto o población que queremos analizar. Pensemos por ejemplo en una compañía que quiere conocer cuál es el eNPS (Employee Net Promoter Scrore o grado de recomendación del empleado). Si realmente quiere conocer cuál es el valor global deberá tener datos del total de empleados o, en el caso de que esto no sea posible por tratarse de una plantilla de gran tamaño, sí al menos debe recopilar datos de una muestra que sea representativa del conjunto de la plantilla total. Desde nuestra perspectiva, y en relación a la pandemia a la que nos estamos enfrentando, sería de una gran utilidad poder disponer de datos reales de contagios no ya de toda la población por las dificultades que conlleva, pero sí de una muestra suficientemente representativa que permita a los investigadores conocer cuál es realmente la tasa de contagio y la tasa de letalidad de la COVID-19. Las informaciones más recientes ofrecidas por el Ministerio de Sanidad apuntan a que esta será la línea de trabajo en el corto plazo.

Diseñar y conseguir las herramientas y los sistemas de información necesarios

En línea con lo anterior y para conseguir como mencionábamos datos de calidad, es imprescindible poder contar con herramientas eficaces de recogida de información y sistemas que la integren. En el ámbito de la Gestión de Personas, la gran mayoría de las compañías cuenta ya con estas herramientas y sistemas permitiendo a los responsables de RRHH consultar información en tiempo real y tomar decisiones sustentadas en datos que, en muchas ocasiones, les han permitido anticipar escenarios. Es en este punto donde probablemente más se ha puesto de manifiesto las carencias de los organismos públicos: que no haya habido una integración de datos a un nivel más global y que no se hayan realizado las predicciones necesarias para tomar las estrictas medidas de contención a tiempo. Todo lo rápido que puedan avanzar en estas circunstancias las instituciones públicas para mejorar las herramientas de obtención de datos de calidad e integrarlo en un único sistema a nivel estatal contribuirá a que se puedan adoptar medidas adecuadas a tiempo.

Con este breve análisis queremos poner de manifiesto el valor añadido del benchmarking tanto en el ámbito privado como en el público y deseamos que pueda servir de impulso a las organizaciones o administraciones que aún tienen poco desarrollada esta práctica tan necesaria para alcanzar la excelencia.